Gérer son temps à l’heure du multiprojet

Bonjour à tous,

je suis parfois obligé de jongler avec plusieurs projets en même temps et je trouve difficile de le faire sans un peu de méthode. En effet, entre ce qui me plaît, ce qui doit être fait et ce qu’il est inutile de faire, il est parfois délicat de créer une gestion de projet qui soit correcte.

La vie multiprojet

Nous avons tous la possibilité de mener plusieurs projets de front. Avoir un emploi, des loisirs et une famille c’est déjà mener plusieurs projets de front. Quand nous sommes entrepreneur ou indépendant, ces projets sont multiples : développer et maintenir son activité, peaufiner sa stratégie d’entreprise, développer de nouveaux produits… Sans compter les autres domaines de vie!

Il devient donc compliqué de gérer toutes ces balles en l’air pour reprendre l’expression de Bryan Dyson ancien CEO de Coca Cola.

Encore une fois sans penser avoir la seule solution possible, voici des morceaux choisis des stratégies appliquées par mes clients, amis et moi-même.

Se faire un emploi du temps

C’est assez rudimentaire mais terriblement efficace comme organisation. Si vous avez une activité avec une certaine visibilité sur le long terme et une routine, l’emploi du temps peut-être une solution adaptée à votre besoin. Bien entendu, il faut créer un emploi du temps qui soit à la fois réaliste et réalisable.

Pour se faire, voici quelques questions pour guider votre mise en place.

  • Quelle est votre durée de concentration moyenne? S’il est souvent dit qu’on se concentre bien pendant 45 minutes certains vont avoir d’autres habitudes. Comme toujours adapter les méthodes à votre cas personnel fait partie de l’élaboration de votre recette du succès.
  • Comment travaillez-vous le mieux? En nomade? A votre bureau chez vous? Dans votre espace de coworking préféré? Bref, intégrez les déplacements dans votre manière d’envisager votre charge de travail.
  • Quelle tâches sont inamovibles? Je vous prends un exemple personnel par exemple accompagner ou récupérer mon fils, c’est une tâche inamovible qui doit être effectuée. Elle ne peut être ni délayée, ni oubliée. Quelles sont VOS tâches inamovibles?
  • Quelle est la place de chaque domaine de vie dans votre emploi du temps?
  • Quel degré de routine acceptez-vous dans votre vie pour que ce soit productif?

L’emploi du temps en 3 étapes:

  1. Déterminer votre unité de temps favorite
  2. Mettre en place des blocs avec les tâches inamovibles et un ratio fun/nonfun raisonnable
  3. Inscrire cette routine dans le marbre, au moins pendant 3 semaines avant d’éventuellement faire évoluer l’emploi du temps.

Les objectifs hebdomadaires.

En travaillant avec plusieurs clients, je me suis aperçu qu’il était facile de manquer le coche de l’organisation personnelle en voyant trop loin. Bien entendu, dans la définition de plan d’action et d’objectifs, la mise en place de paliers intermédiaires est essentielle ce n’est pas pour autant qu’il faut s’arrêter en si bon chemin!

Commencez par vous demander ce que vous devez faire à tout prix cette semaine. Vous aurez ainsi une liste de tâches d’importance ++

Évaluez le temps par tâche pour avoir un premier ordre d’idée de votre plan de charge, ajoutez 20% de temps en plus par tâche pour éviter les désagréments.

Si vous obtenez un temps inférieur à votre temps de travail, vous avez de la place pour des tâches supplémentaires, à vous donc de vous questionner. Qu’est-ce que vous aimeriez faire en plus pour avoir une semaine productive? Voire, si vous avez le même rapport au travail que moi « Qu’est-ce que je peux faire pour me faire plaisir au travail? « .

En effet, nous n’avons toujours pas abordé la notion de plaisir dans la gestion des tâches alors qu’elle est essentielle. Exemple tiré d’un cas d’une cliente: Elle adore une partie de son job et apprécie modérément l’autre partie. Afin de s’assurer qu’elle ne va pas oublier le fun à force de faire le moins fun, elle intègre toujours au moins un à deux objectifs hebdomadaires funs dans sa liste. Cela lui permet de rester en contact avec la partie plaisir tout en assurant que la partie qu’elle apprécie moins n’est pas négligée.

Un exemple personnel, j’adore voir mes clients progresser au fil des séances mais je ne suis pas très performant pour la facturation. Non pas que je ne souhaite pas être rétribué pour mon travail mais simplement que je trouve cela rébarbatif. Je fais donc en sorte de le faire en moins de 2 minutes afin de passer à autre chose. J’ai donc prévu mon système de devis et facture en conséquence.

Les Objectifs hebdomadaires en 3 points:

  1. Intégrer les objectif hebdomadaires dans les objectifs à long terme.
  2. Déterminer ce qui doit absolument être fait
  3. Garder un bon ratio fun/no fun

Automatiser ce qui peut l’être

Un autre aspect de la productivité qui peut être intéressant est d’automatiser ce qui peut l’être.

En somme, plutôt que de travailler tout le temps aux mêmes tâches répétitives je vous propose d’imaginer des solutions d’automatisation. Ces process vont vous permettre de ne pas répéter des tâches à faible valeur ajoutée. Un exemple  simple est ma veille sectorielle. Plutôt que de sans cesse copier et coller des liens dans un document et ainsi perdre du temps à chaque fois, j’ai installé l’application Pocket. Cette application permet d’enregistrer des liens et de les organiser.

J’ai créé une étiquette particulière dans cette application , étiquette qui fait qu’à chaque fois qu’un élément se la voit accolé, ce dernier est sauvegardé dans mon tableau Trello. Cela implique une autre application qui s’appelle Zapier.

Exemple d’automatisation:

Mon téléphone synchronise mes contacts avec mon compte google.

Dès que j’ajoute un contact sur mon téléphone, ce dernier est synchronisé avec google et via Zapier à Mailchimp, mon gestionnaire d’emailing.

Du coup, quand j’entre un contact sur google, je l’ajoute automatique à ma liste mailchimp qui va me permettre d’envoyer mes voeux de fin d’année par exemple.

Bien d’autres automatisations sont possibles mais en évitant ce point ennuyeux, je crée de la place pour des tâches plus essentielles.

Automatisation en 3 points:

  • Trouver une tâche qui se répète souvent
  • Tapez tâche +automatisation sur google
  • Voyez comment Zapier ou IFTTT peuvent vous aider.

C’est d’ailleurs la clef d’une bonne productivité: se concentrer sur l’essentiel selon plusieurs critères: l’importance, le plaisir perçu, la portée possible… à vous de trouver ceux qui feront sens pour vous!

Bon week-end.

William

William Roy

Author William Roy

Depuis maintenant 6 ans, j'aide les projets à sortir de terre et les porteurs de projet à profiter pleinement de leur vie et de leur aventure entrepreneuriale.

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