Bonjour à tous,

Nous avons vu ensemble la semaine dernière comment mettre au point une bonne to do list. Cette semaine, nous allons approfondir l’un des points essentiels de cette pratique: la définition et la gestion des priorités des tâches. Pour cela, je vous propose deux méthodes qui peuvent être utilisées indépendamment l’une de l’autre ou en complément.

 

Avant toute chose, je tiens à vous préciser une chose. Pour que vos to do soient vraiment efficaces, il faut que vous puissiez leur faire totalement et pleinement confiance. Je ne suis pas pour la mise en place de to do pour la vie personnelle, mais je reconnais leur utilité dans le domaine pro et je vous conseille d’adopter pleinement le principe ou de ne pas l’adopter, autrement à chaque lecture de votre liste, vous vous demanderez ce que vous n’avez pas marqué. Vous pouvez également utiliser le système de liste pour un seul projet si ce dernier est particulièrement complexe et volumineux. Au final une fois que le secteur d’application de la liste est défini, TOUT doit entrer dans la liste. Quand je dis TOUT c’est toute action qui prend plus de quelques secondes à faire et qui est liée au projet, à l’activité ou au domaine de vie.

Gestion des priorités : méthode ABCD

Cette méthode est facile à mettre en place et demande simplement un moment de réflexion à l’arrivée de la tâche à accomplir.

Lorsque cette tâche arrive, il vous suffit de la ventiler dans une des 4 catégories, ces dernières sont nommées à dessein ABCD mais peuvent aussi être intitulée 1234 selon votre préférence.

• A: Absolument indispensable

Entre dans cette catégorie toute action qui si elle manquait ou n’était pas exécutée correctement signerait l’arrêt complet du projet concerné.

• B: Bien essentiel

Entre dans cette catégorie toute action qui permet le fonctionnement du projet, mais qui peut être délayée ou accomplie dans des conditions non optimales.

• C: C’est à faire

Là l’énoncé est clair, il faut faire cette tâche mais elle n’a ni caractère urgent ni importance stratégique.

• D: Des fois que j’ai le temps, je le fais

Là ce sont les actions que nous réalisons lorsque nous le pouvons mais qui sont de l’ordre de « la cerise sur le gâteau ». Il est quand même bon de les réaliser si possible pour ne pas associer cette catégorie à une catégorie poubelle.

Vous avez 4 couleurs d’écriture ou 4 listes distinctes, ou 4 tas de post-it (nous verrons plus loin quels outils vous sont proposés). A l’arrivée de la tâche, vous la ventilez dans une de ces catégorie en ayant au préalable jaugé du temps nécessaire à sa réalisation. Une fois fait et en empilant les listes ABCD vous avez une liste des tâches à accomplir qui est hiérarchisée. Il est vivement suggéré de réviser votre classement de manière régulière (certains disent une semaine, faites le test et trouvez la fréquence qui vous convient le mieux) afin de pouvoir éventuellement faire passer un item d’une liste à l’autre selon les évolution du contexte qui ne manquent jamais d’arriver.

Gestion des priorités : Méthode graphique

Merci à D. pour son partage de cette méthode que j’ai testée et approuvée. En ayant un graphique en tête ou sur une feuille, pensez à vos différentes tâches et notez-les sur une échelle de 0 à 10 sur deux critères: l’importance et l’urgence. Faire opposition à sa carte après un vol 10:10, lire un article en ligne 3:0.5. En notant ainsi, vous aurez la position de la tâche dans le graphique et cela vous permettra de voir l’importance et l’urgence de chaque tâche et d’adapter votre travail en fonction. C’est également facilement modifiable si le contexte évolue.

 

To do list: quelques outils

Chacun a besoin de trouver ses propres outils et solutions et je tiens à ce qu’il en soit ainsi également pour la gestion des listes de tâches même si l’on s’éloigne un peu du coaching « pur ». Cependant, je ne pense pas néfaste de vous proposer quelques outils et pistes de réflexion sur ce que vous pouvez utiliser pour vos listes des tâches…

Quand il s’agit d’outils de travail, chacun a ses préférences. Pour la gestion des tâches, je suis plutôt numérique alors que de nombreux articles de ce blog sont d’abord écrits avec un stylo plume… du moment que ça marche pour vous, ne vous posez pas de questions!

Analogique:

Un bloc note peut parfaitement faire l’affaire, même si ce dernier n’est pas dédiée uniquement à cela, il est peut être peu commode de le transporter selon sa taille.

Un carnet peut parfaitement faire l’affaire surtout s’il est de taille réduite et uniquement dédié à la gestion des tâches

Un dispositif comme C-Note qui a une mise en place intéressante, transportable et originale. Attention, il est uniquement disponible en ligne.

 Numérique:

Wunderlist, application multisuport de liste de tâches disponible sous Android, iOs et via internet.

Get it done, autre application sur le même principe que Wunderlist mais spécialisé pour la méthode « Getting things done »

Et enfin, tout outil de bureautique qui vous permet de hiérarchiser décrire et écrire vos tâches comme Excel, Word…

 

Bon week end!

William

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